Muchas autoescuelas no tienen recepción. Tienen un móvil sonando en el bolsillo del profesor, con un alumno al volante.
ArmonIA Auto ocupa ese puesto: atiende los móviles de tus profesores y el teléfono de la oficina, contesta el WhatsApp, cuadra profesor y vehículo, da la práctica y se ocupa de todo lo que viene después. Tú sigues con la clase.
- Llamadas
- Notas de voz
Habla con la recepcionista de una autoescuela
Llámala tú, pídele una práctica y cámbiala.
Un día en tu autoescuela, con ella en la oficina
-
23:10 · la oficina ya ha cerrado
Un alumno manda un audio. Le cambia la práctica y le dice cuántas le quedan
0:09Recepción de la autoescuelaTe la paso al viernes a las 18:00 con Javier, en el automático. Te quedan 6 prácticas en tu bono.Perfecto 👍Recepción de la autoescuelaHecho. Te lo recuerdo el jueves. -
11:20 · estás dando clase
Alguien está comparando autoescuelas. Le contestan a la primera
Hola, ¿qué necesito para sacarme el B y cuándo podría empezar?Recepción de la autoescuelaTe cuento cómo funciona y lo que cuesta. ¿Me dices tu nombre? Así la oficina te llama hoy para dejarte la matrícula hecha.A tu móvil: alumno nuevo, permiso B, quiere empezar este mes. Prefiere que le llaméis por la tarde. -
13:00 · alguien anula
El hueco no se queda con el coche parado
Mañana a las 17:00 no puedo ir, lo sientoRecepción de la autoescuelaSin problema, la anulo. ¿Te va bien el lunes a las 11:00 con Javier?A una alumna con examen la semana que vieneSe ha quedado libre mañana a las 17:00 con Javier. ¿Te la guardo? -
20:00 · termina el día
Y mañana ya está ordenado, profesor a profesor
Mañana, 19 prácticas.
Javier 10 · Marta 9.
El automático, libre de 12:00 a 14:00.
Hoy: 11 llamadas y 23 WhatsApp atendidos, 6 con la oficina cerrada. 1 hueco vuelto a llenar.
Conversaciones de ejemplo. Los nombres y las horas son inventados; lo que hace, no.
Una recepción completa, hecha para una autoescuela
Ordenado como va el día de tu autoescuela.
1Cuando te llaman o te escriben
- Coge el teléfono y contesta el WhatsApp
Habla con quien llama y lee lo que escriben. Con la oficina cerrada, y mientras el profesor está dando clase.
- Entiende las notas de voz, y contesta con audio
Tus alumnos mandan audios. Reciben la respuesta igual, con la voz de tu recepcionista.
- Atiende al que está comparando autoescuelas
Le cuenta los permisos, los horarios y las tarifas que tú decidas, recoge sus datos y se lo deja a la oficina para cerrar la matrícula.
- Reconoce a tu alumno
Sabe qué permiso saca, quién es su profesor y cuándo es su próxima práctica.
- Los móviles de los profesores y la oficina
Si un profesor no puede coger su móvil, o la oficina está ocupada o cerrada, la llamada pasa a la recepcionista. Tus alumnos siempre quedan atendidos.
- Habla su idioma
Con alumnos extranjeros, sigue la conversación en su idioma si tu autoescuela lo atiende.
- Te pasa la llamada cuando hace falta
Le cuenta a la oficina o a dirección quién llama y para qué, y os une. Si no podéis, toma recado.
- Lo demás, recado ordenado
Matrículas, trámites con Tráfico, reclamaciones: con el nombre, el motivo y cuándo le viene bien que le llaméis. No improvisa.
2Dar y mover prácticas
- Cuadra profesor y vehículo a la vez
Da huecos reales: el profesor libre y el vehículo libre. Si solo tienes un automático, no estará en dos prácticas a la vez.
- Cada permiso, en su vehículo
Coche manual o automático, moto, camión: el alumno va en lo que pide su permiso y con quien lo enseña.
- Cada alumno, con su profesor
Primero busca con el suyo. Si le ofrece otro profesor, es porque tu autoescuela lo permite.
- «¿Cuándo es mi próxima?» «¿Cuántas me quedan?»
Lo contesta al momento, sin molestar a nadie.
- Cambia y anula con tus plazos
Con tu política de cancelación: si avisa tarde, se aplica lo que tú hayas decidido. A ti te avisa.
- Tus límites
Cuántas prácticas por alumno al día o a la semana, y si pueden ir seguidas.
3Antes de la práctica
- Confirma la práctica
Por WhatsApp, con el día, la hora y el profesor. También las que apunta el propio profesor.
- Y la recuerda
La víspera, y si quieres otra vez unas horas antes. Un alumno que no viene deja parados a un profesor y un coche.
- Vuelve a llenar el hueco
Lo ofrece primero a quien más lo necesita: examen cerca o plan atrasado.
4Bonos y saldo
- Vende el bono por enlace
El alumno compra su bono o su práctica suelta con tarjeta. El dinero va a la cuenta de tu autoescuela.
- Cada práctica descuenta
El saldo se mueve solo con lo que marca el profesor, y el alumno lo consulta por WhatsApp.
5El día a día
- Toda la agenda en una pantalla
Por profesor y por vehículo, en el ordenador de la oficina o en el móvil. Una sola agenda, no una libreta por profesor.
- El profesor apunta con un mensaje
«Bloquea el jueves de 9 a 11, el automático va al taller». Queda hecho, también la ITV y los días libres.
- Práctica hecha o falta
El profesor lo marca en un momento: mueve el saldo y alimenta tus números, sin partes en papel.
- Cada tarde, la lista de mañana
A cada profesor la suya; a la oficina, la de todos.
- Si un profesor se va, la agenda se queda
Con quién estaba cada alumno y por dónde iba no se marcha con la libreta.
6Para dirección
- Te avisa de lo que importa
Recados, anulaciones y conflictos, en tu WhatsApp.
- Cada semana, tus números
Por profesor y por vehículo: prácticas dadas, faltas, horas vacías, llamadas y mensajes atendidos.
- Tus criterios, aplicados
Profesor fijo o bolsa común, prioridad a quien tiene examen, carga pareja entre profesores. Se enciende cuando quieras, y hasta entonces cada profesor sigue como hoy.
- El camino al examen
Cuando la Jefatura da turnos, te propone qué alumnos presentar y cuántas prácticas les faltan. Propone; decides tú.
- Cada llamada queda registrada
Quién, cuándo, qué pidió y qué se hizo.
7Después
- Avisa de lo que caduca
La matrícula, las tasas tras un suspenso, los dos años del teórico. Un aviso a tiempo es un alumno que no se pierde.
- Recupera a los parados
El que aprobó el teórico y no empezó, o el que dejó de venir. Solo con su permiso y con opción de baja.
- Pide la reseña cuando toca
Al aprobar el examen, con el enlace a tu ficha de Google.
Cada función se enciende o no según tu autoescuela. Lo decidimos contigo en la puesta en marcha.
Esto no te lo da tu programa de gestión
Tu programa lleva matrículas y expedientes. El teléfono no lo descuelga.
Contestamos y hablamos con quien llama
Por teléfono y por WhatsApp, con texto y con audios. ArmonIA Auto entiende lo que pide cada alumno y se lo resuelve hablando, como lo harías tú entre clase y clase.
Se suma a lo que tienes
Tu programa de gestión sigue con lo suyo. ArmonIA lleva la atención y la agenda de prácticas, sin obligarte a migrar nada.
Cuota fija, y lo que se contrata va a tu nombre
Lo mismo cada mes, sin comisión por alumno. La línea y los servicios que hacen funcionar el sistema van a tu nombre: si algún día lo dejas, te los llevas con tu número y tus datos.
Esos consumos van aparte de la cuota y dependen de tu volumen. Se detallan por escrito antes de que firmes nada.
Antes de montar nada, miramos cómo trabajas
Cuántos profesores y vehículos tienes, cuánto dura cada práctica, cómo cobras, quién organiza hoy la agenda. El sistema se monta alrededor de eso, no al revés.
Lo que no hace
- No sustituye tu programa de gestión
Matrículas, expedientes y la ficha oficial del alumno siguen donde están.
- No consigue más turnos de examen
Eso depende de la Jefatura. Ayuda a que lleguen preparados los alumnos adecuados.
- No decide por ti
Propone a qué alumnos presentar y cómo repartir, según tus criterios. Decide una persona.
- No quita el mando a tus profesores de un día para otro
Se empieza con cada uno trabajando como hoy, y las reglas de la empresa entran cuando tú digas.
Cuando suena y estás con un alumno al volante
No lo puedes coger. Y eso te cuesta tres cosas.
- El alumno nuevo
El que te ha encontrado en Google y está llamando a tres autoescuelas. Se queda con la que le contesta.
- Tu tiempo
Cuadrar prácticas es un trabajo aparte: llamadas, mensajes y cambios que acabas contestando entre clases o por la noche.
- La hora con el coche parado
El que llamaba para anular y no te encontró. Te enteras tarde, y un profesor y un vehículo se quedan sin hacer nada.
No hace falta que te lo demostremos con estadísticas. Sabes perfectamente cuál de las tres te pasa más.
No te damos de alta: te montamos la recepción
Vemos cómo funciona tu autoescuela —permisos, profesores, vehículos, duración de las prácticas, bonos, quién decide— y el sistema se monta alrededor de eso, en remoto y con las funciones que necesitas.
La puesta en marcha se hace profesor a profesor, y la llevamos nosotros. Si tienes varios centros, se empieza por el principal y se suman los demás, de una vez o por fases.
Por eso hay una implantación, y por eso esto no es autoservicio. Lo que cuesta te lo decimos por escrito antes de que decidas nada.